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常州信息职业技术学院经济合同管理办法(2018年修订)

发布时间:2019年01月04日来源: 作者:

附件1

常州信息职业技术学院

经济合同管理办法(2018年修订)

第一章总则

第一条 为规范我校各类经济合同的签订,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规,结合我校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称的经济合同(以下简称合同),是指学校法定代表人或经学校法定代表人授权人代表学校为实现一定的经济目的,与其他法人、组织或个人订立的,明确双方民事权利和义务关系的协议。包括建设工程和修缮项目发包(含勘察、设计、监理、施工、审计咨询等)、大宗物资、设备、仪器、材料以及教材和图书采购、资产出租、委托管理合同、对外投资、联合办学以及其他涉及经济内容的合同,但不包含各类技术开发、转让、咨询与服务等科技合同,科技合同由科技处另行制定管理规定。

第三条 本办法适用于学校及所属不具有法人资格的部门、单位。未经学校同意,任何部门、单位和个人不得以学校的名义对外签定合同。

第四条 合同订立应当遵循平等、自愿、公平和诚实信用的原则,遵守国家法律法规,维护学校合法权益。

第五条 合同应当采用书面形式订立(即时结清的除外)。经签约双方协商同意的有关修改合同的文书、传真、电子邮件等,均为合同的组成部分。

第六条 合同内容必须完整。合同八个基本要素(当事人姓名和住所;标的;数量;质量;价款或报酬;履约期限、地点和方式;违约责任;解决争议的方法)必须齐全,条款应当明确、具体,文字表达严谨,书写工整。

第七条 学校按照“统一领导,分级负责,归口管理”的原则,建立合同管理体制。校长全面领导合同管理工作;承办部门负责合同的起草、会签、保管、归档等合同管理职责;相关部门负责人及分管校领导在授权范围内负责合同审签;合同管理部门负责合同统筹管理,并加盖合同专用章。

第八条 相关部门职责

(一)合同管理部门是负责合同的综合管理,其主要职责如下:

1.负责建立健全合同管理规章制度,推进合同管理的信息化;

2.加强合同印章管理,按本规定在合同签署人签字的合同文本上加盖学校合同专用章;

3.按要求办理学校《法定代表人授权委托书》;

4.检查和监督合同的履行情况。

(二)承办部门(或使用部门)负责合同的具体执行,其主要职责如下:

1.负责合同项目的可行性研究和合同对方的资信调查,对项目的真实性、合法性、可行性以及合同对方的资信调查情况负责;

2.按照本办法及学校其他有关规定具体组织合同的谈判和签约工作,负责对复杂及重大合同学校法律顾问审核的报送工作;

3.收集、保存合同谈判、签约、履行中的有关文书、电子邮件等资料,按照学校档案管理规定装订成册,交学校档案室保存;

4.合同原件交学校档案室归档(学校集中采购合同除外,此类合同由招投标中心负责归档),并向财务处及其他合同执行部门(如招投标中心、资产与后勤管理处等)转送已生效的合同副本及相关材料;

5.合同发生纠纷时,会同法规部门和法律顾问与对方协商解决,协商不成需进行仲裁或诉讼的,协助法律顾问办理有关事宜。

(三)财务、审计、监察部门负责合同文本执行的监督,分别承担以下职责:

1.财务部门负责审核付款(收款)方式、时间、发票的类型、是否列入年度预算计划以及配合承办部门组织资金收取工作等;

2.审计、监察部门负责监督检查合同承办人和签署人在起草、签定和履行合同中执行学校规定的情况。

第二章合同管理

第九条 签约人资格

(一)校长是学校合同的法定签署人,校长在必要时有权以书面形式委托其他校领导或部门领导为委托代理人。

(二)根据资金往来方向,合同分为收款合同及付款合同。

1.收款合同

资产及场地出租、经营合同标的额在50万元以内,由业务归口部门(单位)分管校领导签订;标的额在50万元以上(含)由校主管领导审签或授权分管校领导签订。

除上述以外的收款合同:标的额在10万元以内的,由合同承办部门主要负责人签订;合同标的额在10万元以上(含),由业务归口部门分管校领导签订。

2.付款合同

标的额在1万元以下(不含)的合同,由经济行为承办部门自行签订,并盖部门章。合同标的额在1万元以上(含)至10万元的,由承办部门主要负责人签订;标的额在10万元(含)至100万元须报相关部门分管校领导签订;标的额在100万元以上(含)的,由校主管领导签订或授权分管校领导签订。

第十条 合同的拟订

(一)资信调查。签订合同前,承办部门和承办人应当就合同对方的资信情况(含经营范围、银行资金、履约能力、技术和质量等级、法人资格、签约人是否法人代表或经法人代表授权的委托代理人等)进行全面了解。

(二)经学校批准的基建、专项维修,大宗物资、设施设备采购,咨询服务购买等经济活动,应按照《招标投标法》、《政府采购法》和学校相关管理规定进行招标或认质认价。招标或认质认价工作应当规范,经逐级责任人审核并签署意见的书面会议纪要、招投标文件和中标通知书等,作为合同签定的依据;

(三)对于未纳入学校统一采购范畴的其它采购行为,各部门(单位)在签订合同时应提供按金额权限审批的立项报告及价格形成依据,需要价格磋商的应提供相关会议纪要。

(四)草拟合同。合同文本优先采用政府或行业管理部门制定的标准、示范或格式合同文本,合同内容可以根据学校实际情况进行补充。无标准文本的,由承办部门根据对方资信情况、招标或认质认价书面记录起草符合本办法第六条规定的合同。

对于影响重大、专业技术性强或法律关系复杂的合同起草,合同承办部门应当组织法律、技术、财务等专业人员进行会商。

(五)合同期限。合同涉及购买社会服务(培训、维护、广告、印刷、保安、物业、保险等)的,合同期一般为年,可采用按年度续签方式,但合同期限原则上不超过三年;涉及房屋出租的,原则不超过五年。房屋以外资产租赁、承包经营的,原则上不超过三年。

第十一条 合同的审批

(一)提交合同报批审签流转单。承办部门提交审签合同报批流转单时,应提供经批复的立项报告(或党委会、校长办公会承办单)及价格形成依据或说明。合同内容涉及需要招标或认质认价的项目,还须将招投标书或认质认价会议纪要一并报送。

(二)合同文本原则上不得对学校所立项目及有效的招标或认质认价会议纪要确定的重要内容,如标的、数量、质量、价款或报酬、中标单位等做出变动或更改。如遇特殊情况需要变动的,承办部门必须采用书面形式加以特别说明,并按有关规定重新审查确认。

(三)合同报批流转单的审查。合同签署前,有关责任人应当对合同报批流转单所涉内容进行全面审查,重大合同(指法律关系复杂、合同金额较大、对学校有重要影响的合同)在审查前还需送学校法律顾问进行审核(必要时,需出具法律顾问审核意见书)。合同审查的具体分工如下:

1.承办部门对项目的真实性、合同对方的资信情况,合同条款的全面性、与立项报告、招投标文件及价格依据的一致性进行审查并提出意见;

2.业务归口职能部门(如培训中心负责对外培训业务,教务部门负责专业建设等)负责对业务性质及合规性进行认定审核,财务部门对收费依据及票据合理性进行审核;

3.合同管理部门负责对合同条款完整性及款项收取或支付条件等商务条款进行审核并提出意见;

4.分管校领导负责对合同所涉办理程序的规范性及合同内容进行审核并提出意见。已事先报分管校领导审批的项目,不再报分管校领导审核。

5.校长或受校长委托的合同签署代理人负责对合同进行审阅并签署意见。经校长办公会或党委会批准的项目,不再报校长审阅。

6.承办部门根据相关责任人的审查意见修改合同文本,根据授权权限分别签署正式合同并到合同管理部门加盖学校合同专用章。

合同流转流程详见《合同审批流转图》(附件2-附件4)。

第三章合同的履行

第十二条 合同履行部门(承办部门或执行部门)应该严格按照合同约定维护学校权利和履行学校义务。在合同履行中出现下列情况之一,应及时报告学校,按照国家法律法规和学校有关规定变更或解除合同:

(1)由于不可抗力致使合同不能履行的;

(2)由于对方在合同约定的期限内没有履行合同的;

(3)由于情势变更,致使学校无法按约定履行合同,或虽能履行但会导致学校重大损失的。

第十三条 如需变更或解除合同,应经合同当事人书面协商一致,并按前述流程报请审批。法律、法规等有特别规定的,从其规定。

第十四条 合同履行过程中,发现已生效的合同内容有差错,经合同双方协商一致后,可以按下列方法修改或重新签订:

(1)签更正协议;

(2)在原合同上备注并且合同双方签字盖章;

(3)重新签订修改后的合同,并且注明原合同自新合同生效之日起作废。

第四章奖惩和法律责任

第十五条 合同管理人员(职能部门负责人或经办人员。下同)有下列情况之一者,由学校酌情给予表彰或奖励:

(一)工作认真负责,取得显著成绩者;

(二)避免或挽回重大经济损失者;

(三)其他应予奖励者。

第十六条 合同签约人和管理人员违反国家有关法律或本办法规定,给学校造成经济损失或其他损失的,视其性质和情节轻重,由学校给予责任人党纪、政纪和经济处罚,触犯刑律的移交司法部门处理,学校保留对责任人的追索权。

第五章附则

第十七条 学校所有合同(科技合同及标的额在1万元以下的其它合同除外)必须加盖“合同专用章”才有效。

第十八条 本办法未尽事宜,依照国家有关的法律、法规和政策执行。

第十九条 本办法自发布之日起施行,原《常州信息职业技术学院经济合同管理办法》(常信院审﹝2014﹞37号)废止。

第二十条 本办法由学校合同管理部门负责解释。

附件2-附件4 合同审批流转图.rar